สมรรถนะของทีมงาน “Competency of Teamwork” (ตอนที่ 2)

                                                                                    อรัญญา  ปูรณัน*

                                                                                                10 พฤษภาคม 2552

              ในบทความตอนที่ 1 เราได้เกริ่นถึง “สมรรถนะ” และความสำคัญของการทำงานเป็นทีม รวมทั้งได้รู้จักกับทีมงาน 2 ระดับในองค์กรของเรากันแล้วนะคะ คราวนี้เรามาดูกระบวนการเรียนรู้ของการพัฒนาสมรรถนะทีมงาน ซึ่งเป็นสิ่งที่น่าสนใจสำหรับทีมงานที่กำลังพัฒนา

              ถ้ากระบวนการเรียนรู้ (Learning Process) มาจากคำว่า “กระบวนการ” กับคำว่า “การเรียนรู้”  ก็หมายความว่าการเรียนรู้เป็นกระบวนการอย่างหนึ่ง ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนความคิด ค่านิยม การรับรู้ของบุคคล และนำไปสู่พฤติกรรมใหม่ได้  โดยทั่วไปสามารถทำได้ 3 วิธี คือ

1.     การดำเนินกิจกรรมที่ถูกกำหนดขึ้นอย่างมีเป้าหมาย (Activities)

2.     การให้ประสบการณ์โดยทางตรง หรือทางอ้อมแก่กลุ่มเป้าหมาย  (Experience)

3.     การกล่อมเกลาโดยกลุ่มบุคคล หรือสังคมอย่างเป็นระบบ (Socialization)

              การพัฒนาสมรรถนะของทีมงาน ก็ต้องอาศัยกระบวนการเรียนรู้เช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นทีมในระดับบริหาร (Management Team) หรือทีมปฏิบัติการ (Operation Team)

              ท่านเคยสงสัยไหมว่า สิ่งที่เรารู้ (Know)  เป็นการเรียนรู้ (Learning) หรือเปล่า ไม่ใช่แน่นอนเพราะคนทั่วไปรู้จักดีกับคำว่า “Team” แต่มิใช่ทุกคนที่มีโอกาสได้ผ่านกระบวนการเรียนรู้ของการทำงานเป็นทีม ซึ่งต้องอาศัยกิจกรรมที่มีการจัดเตรียมขึ้นอย่างมีเป้าหมาย และอย่างเป็นระบบ 

              จากภาพเราจะเห็นว่ากระบวนการเรียนรู้ของบุคคล จะเกิดขึ้นในช่วงของการวิเคราะห์ สังเคราะห์ และสรุปรวบยอดข้อมูลที่ได้รับเข้ามา ซึ่งอาจจะเป็นกิจกรรมหรือเทคนิควิธีการต่างๆ  หมุนเวียนกันไปมาจนกระทั่งเขาได้เรียนรู้ และสรุปบทเรียนรวบยอดได้ด้วยตนเอง 

              การเรียนรู้ที่ดีที่สุดจะเกิดขึ้นเมื่อผู้บริหารหรือสมาชิกทีมงานมีส่วนร่วมในกระบวนการเรียนรู้นั้น และเป็นผู้รับผิดชอบต่อความสำเร็จในสิ่งที่ตนได้เรียนรู้ ซึ่งสิ่งนั้นอาจจะผิดหรือถูกก็ได้  กระบวนการทำงานเป็นทีมจะช่วยให้สมาชิกเปิดเผย จริงใจ เกิดการริเริ่ม  สร้างสรรค์และแบ่งปันความคิดกัน อันจะนำไปสู่การปรับเปลี่ยนทัศนคติด้วยตัวของเขาเอง ปรับเปลี่ยนพฤติกรรม และนำไปสู่การสร้างเสริมสมรรถนะของทีมงานให้เข้มแข็งในสถานการณ์ต่างๆ ได้เขาจะได้สัมผัสกับบรรยากาศที่อำนวยให้เกิดการวิเคราะห์  สรุปบทเรียนและแก้ไขปรับปรุง จนก่อให้เกิดสิ่งที่คาดว่าจะเป็นประโยชน์ต่อสังคมส่วนรวม เกิดประสิทธิภาพต่องาน และต่อองค์กร แน่นอนค่ะว่าเป็นกระบวนการที่ต้องอาศัยเวลาในการเรียนรู้ แต่เมื่อถึงเวลานั้น

……“Teamwork is not a dream work.

But teamwork makes a dream team”

              ไม่ว่าจะเป็นทีมใดก็ตามต่างก็ต้องอาศัยกระบวนการเรียนรู้ดังกล่าวด้วยกันทั้งสิ้น เรามาเริ่มกันที่ทีมบริหาร (Management Team) กันก่อนนะคะ

              ประมาณปี 1990 แนวคิดในการพัฒนาทีมผู้บริหาร แบบนัก “บริหารจัดการ” (Management) ได้ถูกแทนที่ด้วยแนวคิดการพัฒนาผู้นำองค์กร(Organization Leadership) หรือทีมผู้นำ(Leadership Team) อาจเป็นเพราะแบบแรกมีลักษณะของการควบคุมเสถียรภาพและความมั่นคงโดยมีผู้บริหาร(Manager) คอยทำหน้าที่บริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กร ในขณะที่การบริหารแบบผู้นำ(Leader)  จะคำนึงถึงความยืดหยุ่นและการเปลี่ยนแปลง การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอกที่อาจกระทบต่อองค์กร บุคลากร ภารกิจ วัตถุประสงค์และกลยุทธ์ขององค์กร  ผู้นำองค์กรจะต้องคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงซึ่งอย่างน้อยก็จะต้องเปลี่ยนความคิดของตนเองแบบนักบริหารจัดการมาเป็นแบบผู้นำมากขึ้น  เขาจะต้องแสวงหาแนวทางในการเตรียมความพร้อมขององค์กรให้สามารถแข่งขันได้ในอนาคต ดังนั้นแนวโน้มของการสร้างสมรรถนะ (Competency) จึงมีกุญแจดอกสำคัญอยู่ที่การมุ่งเน้นสร้าง “ผู้นำองค์กร” หรือพัฒนาทีมผู้นำ

              ท่านคงสงสัยแล้วว่า เราจะสร้างทีมผู้บริหาร(Management Team) ในองค์กรให้เป็นทีมผู้นำได้อย่างไร (Leadership Team) แน่นอนว่าควรจะพัฒนาสมรรถนะในด้านการบริหาร (Managerial Competency) โดยมีการกำหนดมาตรฐานสมรรถนะที่คาดหวัง (Standard) แต่ขณะเดียวกันก็ควรจะเปรียบเทียบกับผู้นำต้นแบบ (Benchmark)  ด้วยนั่นเอง นอกจากนี้ก็ต้องมีการสังเกตการณ์ (Observation)  และการป้อนกลับ (Feedback) รวมทั้งการประเมินผล(Appraise) อย่างเป็นระบบ  ซึ่งอาจจะต้องอาศัยเวลาและงบประมาณในการพัฒนา สร้างเสริมประสบการณ์ ให้เป็นไปอย่างต่อเนื่องและเกิดประสิทธิผลต่อองค์กร

              แต่อย่างไรก็ตาม ทีมผู้บริหารยังอาจจะเรียนรู้จากประสบการณ์ทางอ้อมก็ได้ค่ะ โดยอาศัยวิธีการจัดกิจกรรมการสัมมนาTeam Management จำลองจากสภาพปัญหาที่คล้ายคลึงกับของจริง ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาในการเรียนรู้ หรือช่วยลดความเสี่ยงจากการทำงานจริงได้ เช่น การตัดสินใจด้านงบประมาณของทีมผู้บริหาร อีกทั้งยังจะช่วยให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทัศนคติและพฤติกรรมได้อย่างรวดเร็วกว่า

              สำหรับทีมนักปฏิบัติการ (Operation Team) ก็อาจจะอาศัยกระบวนการเรียนรู้ที่พวกเราคุ้นเคยกันดีในรูปแบบของ Walk Rally ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมและเทคนิคต่าง ๆ มากมายที่จะสามารถพัฒนาสมรรถนะทีมงานได้อย่างมีเป้าหมายและชัดเจนไปในแต่ละมุม  นอกจากนี้ เราอาจจะพัฒนาทีมงานด้วยเทคนิควิธีการอื่นๆ ที่เหมาะสมกับวัฒนธรรมองค์กรของเราอีกก็ได้ เช่น

•      การพูดคุยในยามเช้าก่อนเข้างาน (Morning Talk)

•      การจัดประชุมทีมงานอย่างมีประสิทธิภาพ  (Effective Team Meeting)

•      การสอนทีมงาน  (Group Coaching)

•      การถกประเด็นสำคัญที่มีความเห็นแตกต่าง (Group Discussion) เป็นต้น

              แต่อย่าลืมนะคะว่า ควรมีการเตรียมการให้พร้อม ทั้งรูปแบบ วิธีการ และเป้าหมายเพื่อให้เกิดกระบวนการเรียนรู้ ไม่ว่าจะใช้วิธีการใดๆก็ตาม อย่าเพียงแค่ทำกิจกรมให้มีขึ้นโดยปราศจากเป้าหมายและบทเรียน หรือข้อสรุปใดๆ  ทั้งนี้ก็เพราะว่าการเรียนรู้ (Learning) เป็นทั้งความรู้ (Knowledge) และคุณค่า (Value) ที่สมาชิกทีมงานจักได้รับ และไม่มีความสำเร็จใดสำคัญเท่ากับกระบวนการที่จะได้มาซึ่งความสำเร็จนั้น

“Success is not a destination – it is a personal journey”

              สุดท้ายนี้ เราต่างยอมรับว่าในสภาวะปกติ องค์กรย่อมต้องการคนที่สามารถทำงานเป็นทีมไปด้วยกันได้   แล้วในสภาวะปัจจุบันอย่างนี้ที่หลายองค์กรต้องปรับตัวเพื่อความอยู่รอด –บ้างก็ลดขนาดองค์กร -ปรับรื้อระบบงาน –ลดกำลังคน -หรืออาจควบรวมกิจการเข้าด้วยกัน ยิ่งเป็นสถานการณ์ที่จำเป็นต้องสร้างความเข้าใจ และต้องการความเป็นหนึ่งเดียวทั้งทีมบริหารและปฏิบัติการ เพื่อสร้างวัฒนธรรมองค์กรแห่งยุคสมัยของความเป็นหนึ่งทีม หนึ่งเป้าหมาย (One Goal, One Team)

              John Adair  กล่าวว่า “ผู้นำคือผู้สร้างทีม และไม่มีใครคนใดคนหนึ่งจะสมบูรณ์แบบได้ แต่ทีมสามารถเป็นได้”

              ในฉบับหน้า เราจะได้เห็นถึงบทบาทหน้าที่ และคุณสมบัติของผู้สร้างกระบวนการเรียนรู้ (Facilitator) ในฐานะที่เป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงกันนะคะ สำหรับวันนี้ สวัสดีค่ะ