Time Management

โดย พิพัฒน์ กาญจนวิโรจน์

          กาลครั้งหนึ่งนานมาแล้ว มีชาวไร่คนหนึ่ง ตื่นเช้าขึ้นมาก็จะออกไปไถที่ ชาวไร่เดินไปที่โรงเก็บรถไถ เมื่อตรวจความเรียบร้อยของรถก็พบว่า น้ำมันเครื่องจะหมด จึงหิ้วกระป๋องน้ำมันไปที่ถังน้ำมันเครื่อง ขณะที่เดินไปก็ได้ยินเสียงไก่ที่เลี้ยงไว้ร้องเสียงเซ็งแซ่อยู่ก็นึกออกว่าเช้านี้ยังไม่ได้ให้อาหารไก่ จึงวางกระป๋องน้ำมันแล้วเดินไปที่เก็บอาหารไก่ ขณะที่ไปถึงที่เก็บอาหารไก่ ก็มองเห็นกระสอบข้าวโพดเปล่า ๆ วางอยู่หลายกระสอบจึงจำได้ว่าได้สัญญาที่จะส่งข้าวโพดไปให้ร้านในเมือง 5 กระสอบจึงหอบกระสอบเปล่า 5 ใบ เดินไปที่โรงเก็บข้าวโพดซึ่งอยู่ห่างไปสักหน่อย ขณะที่เดินไปที่โรงเก็บข้าวโพดก็ผ่านคอกโคนมแล้วก็นึกออกว่า คนงานเลี้ยงวัวลางานในวันนี้ ดังนั้นวัวจึงไม่ได้กินหญ้า ชาวไร่ก็วางกระสอบข้าวโพดไว้แล้วเดินไปหยิบคราดเพื่อจะเอาหญ้าให้วัวกิน เมื่อหยิบคราดขึ้นมาก็เห็นว่าหัวคราดหลวมอยู่ จึงตกลงใจจะขันน็อตที่ยึดหัวคราดเสียให้แน่น ดังนั้นจึงถือคราดเดินไปที่โรงเก็บเครื่องมือ พอถึงโรงเก็บเครื่องมือก็เห็นว่าน็อตที่ยึดคราดอยู่นั้นสนิมเกาะ จะต้องใช้น้ำมันเครื่องชโลม ชาวไร่จึงวางคราดลงแล้วเดินกลับไปที่รถไถเพื่อจะเอากระป๋องใส่น้ำมันเครื่อง เมื่อไปถึงรถไถก็นึกไม่ออกว่ากระป๋องน้ำมันเครื่องหายไปไหน...... ฯลฯ ฯลฯ

          ชาวไร่แกบ่นว่า งานแกเยอะเหลือเกินไม่มีเวลาทำ แกบ่นเหมือนกับผู้จัดการผู้บริหารส่วนใหญ่บ่น

          ลองพิจารณากันให้ถ่องแท้ ปัญหาเป็นเรื่องเวลาหรือเปล่า มีนักวิชาการคนหนึ่งกล่าวว่า  “The less systematic we are, the less effective will be our use of time”  หมายความว่า เรายิ่งมีระบบน้อยเท่าไร เราก็ยิ่งใช้เวลาให้มีประสิทธิภาพน้อยลงเท่านั้น

          นักวิชาการของมหาวิทยาลัยที่มีชื่อเสียงแห่งหนึ่งได้สอบถามผู้จัดการตั้งแต่ผู้บังคับบัญชาระดับต้นจึงถึงผู้บริหารสูงสุดรวมนับหมื่นคนว่า  ในการทำงานนั้นมีเวลาพอหรือไม่ มีไม่ถึง 100 คนตอบว่ามีพอ ที่เหลือตอบว่าไม่พอทั้งนั้น นักวิชาการผู้นี้จึงถามต่อว่า คิดว่าต้องการเวลาเพิ่มอีกเท่าไรจึงจะพอ หนึ่งในสิบตอบว่าขอเพิ่มอีก 10 เปอร์เซ็นต์ สี่ในสิบขออีก 25 เปอร์เซ็นต์ และครึ่งหนึ่งของคนที่บอกว่ามีเวลาไม่พอ คิดว่าต้องการเพิ่มอีกอย่างน้อย 50 เปอร์เซ็นต์

          คนส่วนใหญ่บอกว่ามีเวลาไม่พอ แต่ข้อเท็จจริงนั้นสรุปได้ว่า คนทุกคนมีเวลาเท่ากัน และคนทุก ๆ คนมีสิทธิใช้เวลาได้เท่ากัน

          คณบดีมหาวิทยาลัยใหญ่แห่งหนึ่งบอกนักศึกษาว่า “There is one thing each of you has in exactly the same amount, and that is time” แปลได้ว่า มีอยู่สิ่งหนึ่งที่เธอทุกคนมีเท่ากันเปรี๊ยะ นั่นคือเวลา

          ดังนั้น ปัญหาที่เราว่ากันจริง ๆ จึงไม่ใช่เวลา ปัญหานั้นคือตัวเราเองมากกว่า ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ว่า เรามีเวลามากเท่าไร แต่อยู่ที่ว่า เราใช้เวลาที่เรามีอยู่ได้มากเท่าไรมากกว่า

          ผู้รู้โดยทั่วไปยอมรับกันว่า เวลานั้นเป็นทรัพยากรอย่างหนึ่ง แต่เป็นทรัพยากรที่ไม่เหมือนทรัพยากรอื่น

       -      ไม่เหมือน Money คือไม่สามารถทำให้งอกเงยมีดอกมีผลได้เหมือนเงิน

       -      ไม่เหมือน Materials คือไม่สามารถเก็บไว้ได้เหมือนวัสดุอุปกรณ์

       -      ไม่เหมือน Men คือไม่สามารถหาแทนได้ถ้าเสียไป

       -      ไม่เหมือน Machine คือไม่สามารถเปิดปิดได้เหมือนเครื่องยนต์

          แต่เราสามารถกำหนดวิธีใช้มันได้ เวลาก็เหมือนทรัพยากรอื่น ๆ ในแง่ที่ว่า เรา Manage ได้

Manage ให้ดีก็ได้ Manage ไม่ดีก็ได้ Manage ผิดก็ได้

          Peter Drucker บอกว่า Time is the scarcest resource and unless it is managed nothing else can be managed หรือ เวลาเป็นทรัพยากรที่หายากที่สุด ถ้าเรา Manage เวลาไม่ได้เสียแล้ว เราก็ไม่สามารถที่จะ Manage อย่างอื่นได้อีก

          Time Management จึงเป็นเรื่องที่สำคัญยิ่งกว่าเรื่องอื่น ๆ อันที่จริงแล้วเราไม่ได้ Manage Time เพราะเวลาที่เข้ามาหาเราแต่ละนาทีนั้นเราควบคุมไม่ได้เลย มันเข้ามาหาเราตลอดเวลาโดยไม่หยุด เราหยุดมันก็ไม่ได้ มันเข้ามาในอัตราสม่ำเสมอ ไม่มีขาดไม่มีเกิน ปัญหาแท้ ๆ จึงไม่ใช่การ Manage เวลา แต่เป็นการ Manage ตัวเราเองให้เข้ากับเวลาที่มันเดินเข้ามาหาเราแล้วเดินผ่านออกไป ถ้าเราจัดหลักนี้ไว้แล้วก็จะช่วยให้เข้าใจปัญหาอื่น ๆ อีกมาก

          มีความเชื่อผิด ๆ อยู่ประการหนึ่งว่า การทำงานให้มากเช่น ทำอยู่ตลอดเวลานั้น ยิ่งได้งานมาก ปรมาจารย์คนหนึ่งเห็นว่า การทำงานหนักกับผลงานดีนั้นไม่เกี่ยวกัน หรือ “No direct relationship can be assumed between hard work and positive accomplishment” ปรมาจารย์อีกคนหนึ่งกล่าวว่า คนที่ทำงานให้มากอยู่ตลอดเวลานั้น มีอยู่ไม่น้อย เป็นคนที่รู้สึกไม่มีความมั่นคง การทำงานที่ขาดวัตถุประสงค์และเป้าหมายนั้น ถ้าทำงานหนักก็รู้สึกมั่นคงขึ้นว่าได้ทำงาน

          คนที่ทำงานเกินเวลาเลิกงานอย่างสม่ำเสมอนั้น เชื่อแน่ว่าประสิทธิภาพจะตกลง การทำงานไปจนเย็นค่ำหรือล้ำเส้นออกไปนอกเวลางานเป็นประจำนั้น ทำให้เกิดความรู้สึกว่า ไม่จำเป็นต้องรีบตัดสินใจ สามารถที่จะเลื่อนการตัดสินใจไปได้เรื่อย ๆ สิ่งที่ควรจะทำได้เสร็จใน 8 ชั่วโมงก็ยืดไปเป็น 10 ชั่วโมงหรือ 12 ชั่วโมง วิธีการเช่นว่านี้สามารถแพร่เชื้อไปทั่วบริษัทหรือทั่วองค์กรได้ง่าย ๆ   ซึ่ง Parkinson ได้ตั้งกฎ Parkinson Law ไว้ข้อหนึ่งว่า “Work expands to fill time available” หรือ “งานจะขยายเพิ่มขึ้นเพื่อให้เต็มเวลาที่มี” ซึ่งความประพฤติเช่นว่านี้ รวมถึงการขยายเวลาที่มีให้มากขึ้นไปเรื่อย ๆ ไม่ว่างานจะต้องการเวลาเพิ่มหรือไม่ต้องการ

          สุดท้าย เป็นเรื่องการหาสิ่งที่ทำให้เสียเวลา ผู้เขียนเคยจัดสัมมนาแก่คน 20 – 30 คน ได้ขอให้ผู้เข้าสัมมนาช่วยกันระบุเรื่องที่ทำให้ตนเองเสียเวลา ปรากฏว่าได้สิ่งที่ทำให้เสียเวลาถึง 30 กว่าเรื่อง ผู้เข้าสัมมนาก็ได้รับมอบหมายให้แก้ไขในเรื่องที่เห็นพ้องกันว่ามีความสำคัญมาก ตัวอย่าง เรื่องที่ทำให้เสียเวลาบางเรื่องได้แก่ ไม่มีวัตถุประสงค์ ไม่มีเป้าหมาย ไม่จัดลำดับความสำคัญก่อนหลัง ไม่มีแผนงานประจำวัน การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ โทรศัพท์และผู้เข้ามาหา ไม่มีความสามารถที่จะตอบปฏิเสธ ฯลฯ เป็นต้น

--- จบ ---