Training Agility

อรัญญา  ปูรณัน

              เมื่อ 2 วันก่อน ผู้เขียนได้มีโอกาสเข้าร่วมงาน TMA Day 2009 มีสิ่งที่น่าสนใจใน  World Watch 2010 : Dealing with the Agile Business Landscape  ตรงที่ทำให้เราตระหนักว่า ในโลกธุรกิจปัจจุบัน ความเปลี่ยนแปลงหรือ “Change” ซึ่งเป็นสิ่งที่เราต้องทำความเข้าใจและปรับเปลี่ยนกันคงไม่พอเสียแล้ว แต่ธุรกิจต้องมีความคล่องแคล่ว ว่องไวในการเปลี่ยนแปลงนั้นด้วย   จึงทำให้ต้องหันมาย้อนดูบ้างว่าในบริบทของงานฝึกอบรมในองค์กรปัจจุบันเอง ก็น่าจะเป็นเช่นนั้นด้วย คำว่า Training Agility จึงได้ถูกนำมาจุดประกายกันเป็นหัวข้อของบทความนี้

              ถ้าท่านเป็นนักบริหารทรัพยากรบุคคล ท่านต้องการให้งานของท่านคล่องแคล่วว่องไวหรือไม่? เชื่อว่าคำตอบก็คือต้องการให้เกิด Agility ขึ้นอย่างแน่นอน แต่ปัญหาของท่านคืออะไรจึงดูไม่ได้ดั่งใจปรารถนา?  บางท่านอาจตอบว่าก็เพราะมีอุปสรรคของ “ระบบ” “ขั้นตอน”  และอื่นๆอีกมากมาย ทั้งๆที่เราเองก็รู้ดีว่า “คนเป็นผู้สร้างระบบ แต่ระบบกำลังทำลายความคล่องตัวในการทำงานของคน!”

              ก่อนอื่น เรามาทบทวนกันก่อนว่าองค์กรของเราได้ฝึกอบรมกันอย่างมีประสิทธิภาพแล้วหรือยัง?   หรือมีแต่ประสิทธิผลของจำนวนคนเข้าอบรมกันมากโดยที่ไม่ทราบว่ามีรายจ่ายสูงไปถึงไหนกันแล้ว!   ลองมาทบทวนกันว่าก่อนดีไหมว่า มีอะไรที่จะต้องปรับเปลี่ยน หรือ “Change” กันบ้าง แล้วจึงค่อยต่อยอดจากการเปลี่ยนแปลงขึ้นไปสู่ความคล่องแคล่วว่องไว ซึ่งอาจจะเปรียบเสมือนกับการมองทิศทางที่เราจะวิ่งไปข้างหน้า รู้เป้าหมายที่จะไปให้ถึง รวมทั้งระยะทาง และเวลาที่เรามีอยู่ จากนั้นเราก็จะมองหาเทคนิควิธีการที่จะทำให้เกิดความคล่องตัวในการเลี้ยวซ้ายแลขวาและไปถึงเป้าหมายได้นั่นเอง

              แนวทางที่พอจะพิจารณาได้ว่า เราควรเปลี่ยนแปลงอะไร? อาจเริ่มจากการตั้งคำถามง่ายๆ ให้ผู้เกี่ยวข้องทุกระดับในองค์กรของเราช่วยกันตอบ  ตามกระบวนการของการฝึกอบรม (Training Cycle) ในขั้นตอนต่างๆ :-

       -      ขั้นตอนแรก การประเมินความจำเป็นของการฝึกอบรม (Training Needs Assessment) โดยอาจตั้งคำถามว่าหลักสูตรนั้นมีความจำเป็นจริงหรือไม่ เป็นความจำเป็นจากอะไร มีทัศนคติที่ดีและมีความเข้าใจที่ถูกต้องในคำว่า “ความจำเป็น” แล้วหรือยัง เช่น

o     องค์กรเรามีข้อกำหนดตามระบบคุณภาพ ISO ที่พนักงานควรทราบ ก็นับว่าเป็นสิ่งจำเป็นควรจะอบรม

o     เป็นมาตรฐานการทำงานที่พนักงานควรรู้ หรือเป็นKPI ของตำแหน่งงานที่สำคัญ ก็ต้องจัดอบรม

o     เป็นการสนับสนุนพันธกิจหรือกลยุทธ์ของหน่วยงานหลักขององค์กร อาจเป็นฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย ฝ่ายบริการอย่างใดอย่างหนึ่ง ก็ควรฝึกฝนเพิ่มพูนทักษะความสามารถของพนักงาน อาจตั้งเป้าหมายให้เขากลับมาทำงานกับเครื่องมืออุปกรณ์ในโรงงานให้อย่างถูกต้องมากขึ้นและลดต้นทุนการสูญเสียได้

o     เป็นความจำเป็นในการฝึกอบรมบนพื้นฐานสมรรถนะของตำแหน่ง  (Competency-Based Training Needs) สำหรับองค์กรที่มีระบบสมรรถนะ และได้นำมาใช้ในการพัฒนาพนักงานแล้ว

o     เป็นความจำเป็นที่จะต้องการแก้ไขปัญหาเร่งด่วนที่ดำรงอยู่ เช่น ปัญหาความขัดแย้ง ปัญหาภาพพจน์ขององค์กร ปัญหาการถูกลูกค้าร้องเรียน  เป็นต้น 

              พอจะเห็นได้ว่า วิธีการให้ได้มาซึ่งหลักสูตรที่จะวางแผนในแต่ละปี จึงควรทำมากกว่าการที่ฝ่ายบุคคลส่งแบบสำรวจให้ต้นสังกัดในสายงานต่างๆเลือกกาหัวข้อหลักสูตรที่จัดไว้ให้ ซึ่งจะเป็นการ “หาคนเข้าหลักสูตร มิใช่หาหลักสูตรให้คน” อย่างที่สถาบันจัดฝึกอบรมเขาจัดทำกัน

              นอกจากนี้ ท่านยังอาจตั้งคำถามต่อไปว่าพนักงานที่ได้เข้ารับการฝึกอบรม ดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่จำเป็นต้องอบรม จำเป็นต้องรู้(Needs to know)  หรือเพียงแต่เขาอยากรู้(Nice to know)แล้วเราก็ “จัดให้”  องค์กรเรามีแผนงานชัดเจนที่จะให้เขาเติบโต หรือไปพัฒนาจุดใด งานใดในองค์กรแล้วหรือยัง? และอย่าลืมถามด้วยว่าเขาสามารถที่จะถ่ายทอด หรือนำมาประยุกต์ใช้ในงานได้หรือไม่ สิ่งที่ควรระวังก็คืออย่าบังคับให้ไปอบรม หรือคิดว่าบุคคลนี้ไม่มีความสามารถแล้ว(Deadwood) ส่งไปอบรมดีกว่าปล่อยให้เขาอยู่เปล่าๆ  เพราะท่านอาจเสียดายงบประมาณที่สูญไป

              -      ขั้นตอน 2  การออกแบบหลักสูตร (Design Courses) โดยอาจตั้งคำถามว่าโครงร่างหลักสูตรที่จะจัดขึ้นมานั้นมีเนื้อหาสาระตรงกับความจำเป็นในการฝึกอบรมข้างต้นหรือไม่ สอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่เราตั้งไว้หรือเปล่า มีเทคนิควิธีการในการถ่ายทอดที่เหมาะสมเพียงใด เพราะชื่อหลักสูตรของสถาบันฝึกอบรมต่างๆที่เหมือนกัน แต่วิธีการถ่ายทอดอาจจะแตกต่างกันได้ จึงควรถามว่าพนักงานที่จะไปอบรมนั้นจะได้อะไรกลับมาจากหลักสูตรที่ออกแบบแตกต่างกัน และสอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของเราหรือไม่? เช่น 

-      ถ้าเราตั้งเป้าหมายที่จะเลื่อนตำแหน่งหน้าที่ของพนักงานขึ้นเพื่อเป็นหัวหน้างาน ก็ควรเลือกเข้าหลักสูตรฝึกอบรมที่เหมาะสมกับตำแหน่งหน้าที่ใหม่ ให้เขาได้เพิ่มพูนสมรรถนะในการเป็นหัวหน้างานหรือผู้นำทีมงานไปด้วย

-      ในขณะที่ ถ้าองค์กรคาดหวังให้หัวหน้างานคนหนึ่งไปฝึกอบรมเพื่อกลับมาถ่ายทอดเทคนิคการทำงานด้วยระบบซอฟแวร์ของเครื่องจักรให้เพื่อนร่วมงานนั้น ก็ควรจะถามว่าเขาได้รับเทคนิควิธีการสอนที่เหมาะสมตามนั้นหรือไม่ หรือว่าได้รับแต่ความสนุกสนานกลับมา มีเพื่อนใหม่ติดมาเท่านั้น แล้วก็อ้างว่าเปิดโอกาสให้เขามีโลกทัศน์ใหม่ ซึ่งไม่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และความจำเป็นในการฝึกอบรม เป็นต้น

-      ขั้นตอน 3  การดำเนินการฝึกอบรม (Training Implementation) เราสามารถตั้งคำถามได้ในแง่มุมต่างๆของการจัดฝึกอบรม ซึ่งส่วนใหญ่ก็มักจะคุ้นเคยกันดีและมีการทำกันอยู่แล้ว โดยการแจกแบบประเมินผลการจัดฝึกอบรมกันภายหลังจากการฝึกอบรมเสร็จสิ้นไปในแต่ละวัน เพื่อทราบว่าการดำเนินการฝึกอบรมนั้นเป็นอย่างไรบ้าง เช่นสถานที่จัดอบรม ความพร้อมของเจ้าหน้าที่ อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ประกอบการฝึกอบรมว่า  เหมาะสมกับผู้เรียนและทำให้เกิดกระบวนการเรียนรู้เพียงใด รวมทั้งความพึงพอใจในตัววิทยากร ใครเป็นผู้สอน รู้แจ้งเห็นจริงในเรื่องนั้น สอนหรือถ่ายทอดเหมาะสมหรือไม่ ให้คำแนะนำผู้เรียนเพื่อนำไปปฏิบัติได้หรือไม่? 

-      ขั้นตอน 4   การประเมินผล(Training Evaluation) โดยอาจตั้งคำถามง่ายๆว่าการฝึกอบรมหลักสูตรนั้น   เกิดผลในระดับใด กล่าวคือ รู้สึกพึงพอใจ(Reaction Evaluation) หรือได้รับความรู้เพิ่มขึ้น(Learning Evaluation) หรือนำความรู้มาประยุกต์ใช้ได้โดยเห็นได้จากพฤติกรรมการทำงานที่ดียิ่งขึ้น   (Behavior Evaluation) หรือว่าสามารถวัดผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นในด้านต่างๆได้  (Result Evaluation) เช่น ยอดขายเพิ่มขึ้น ปิดการเจรจาการขายได้เพิ่มขึ้น  สถิติอุบัติเหตุลดลง  จำนวนลูกค้าเพิ่มขึ้น  การบริการเป็นไปตามมาตรฐาน หรือแม้แต่ตัวชี้วัดอื่นๆที่ต้องการก็เห็นผลชัดเจน(KPI) โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าองค์กรของเราได้รับการรับรองตามระบบคุณภาพด้วยละก็ การวัดผลประเมินผลฝึกอบรมก็ยิ่งเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้บรรลุข้อกำหนดตามระบบคุณภาพแบบ ISO 9001: 2008 ที่ให้เราต้องวัดผลของกิจกรรมตามที่ได้วางแผนฝึกอบรมไว้ด้วย

              อาจมีอีกหลายคำถาม ที่ช่วยให้เราทบทวนระบบงานฝึกอบรม(Training System) ในองค์กรของเรา และมองเห็นประเด็นที่ควรจะปรับเปลี่ยนให้ถูกต้องเสียใหม่ เพื่อนำไปสู่ความเปลี่ยนแปลงหรือ Change  แบบที่จะต้องมีความคล่องแคล่วว่องไวในการฝึกอบรม (Training Agility) ด้วย ถ้าท่านผู้อ่านมีข้อคิดเห็นประการใดที่เป็นประโยชน์และยินดีจะแลกเปลี่ยนกันกัน กรุณาส่งมาทาง E-Mail : aranya@consultthai.com      เพื่อที่เราจะได้เข้าสู่ประเด็นของการสร้าง Training Agility ร่วมกันในฉบับหน้าค่ะ สวัสดีค่ะ

---------------------------------------------------------------------