หลังจากท่านและคณะผู้บริหารได้ทบทวนระบบการฝึกอบรมขององค์กรร่วมกันในตอนที่ 1 มาแล้ว  คราวนี้เราก็จะเริ่มต้นเปลี่ยนแปลง (Change) กันเสียทีนะคะ ซึ่งบางท่านอาจรู้สึกตื่นเต้นคล้ายกับว่าเรากำลังจะลงมือผ่าตัดอะไรสักอย่างในร่างกาย.. แน่นอนค่ะ! มีดหมอจะใช้การได้ดีก็ต่อเมื่อคนไข้ให้ความร่วมมือ และยอมรับอาการ หรือความผิดพลาดของตัวเองเสียก่อนด้วย

                   ถ้าเรายอมรับทัศนคติ หรือวิธีคิดเกี่ยวกับการฝึกอบรมว่ามีอะไรผิดพลาดกันไปบ้าง และให้คำตอบที่ชัดเจนในแต่ละขั้นตอนตามที่กล่าวถึงในฉบับก่อนอย่างตรงไปตรงมาได้ ก็ย่อมช่วยให้เราก้าวเข้าไปสู่การเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญกันได้นะคะ ในที่นี้พอจะจุดประเด็นที่เป็นปัญหาและวิธีที่จะทำให้การฝึกอบรมเกิดประสิทธิภาพคล่องตัวรวดเร็วได้ (Training Agility) ดังนี้

         1.      System  คำว่า “ระบบ” ก็เหมือนร่างกายที่มีองคาพยพในการทำหน้าที่แตกต่างกันแต่ทำงานไปอย่างพร้อมเพรียงกัน ทำนองเดียวกันในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการฝึกอบรม (Training Cycle) ก็ย่อมมีผู้เกี่ยวข้องทุกระดับ นับตั้งแต่ผู้บริหาร ผู้จัดการ หัวหน้างาน ฝ่ายบุคคลและฝึกอบรม ปัญหาที่อาจมีอยู่ก็คือแต่ละส่วนที่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรมไม่ได้ทำงานไปด้วยกัน หรือไม่ได้แบ่งบทบาทหน้าที่กันอย่างชัดเจน รวมทั้งเข้าใจว่าทุกขั้นตอนของการฝึกอบรมเป็นหน้าที่ของฝ่ายฝึกอบรมหรือวิทยากรเท่านั้น

                                วิธีแก้ไข   ถ้าทุกฝ่ายปรับปรุงทัศนคติ วิธีคิดและแก้ไขปัญหาที่ดำรงอยู่ด้วยกันคนละไม้คนละมือตามบทบาทหน้าที่ของตนในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการฯ ก็ย่อมจะทำให้การฝึกอบรมขับเคลื่อนไปด้วยกันอย่างเป็นระบบได้ปราดเปรียวขึ้นอย่างแน่นอนค่ะ  องค์กรที่ทันสมัยเขาจะกำจัดวิธีคิดแบบระบบราชการ (Bureaucracy) ที่ทำให้เกิดความล่าช้า รอคำสั่งหรือส่วนกลางเท่านั้น แต่จะหันมาให้ความสำคัญกับการ “พัฒนาคนเพื่อพัฒนาองค์กร” โดยให้หัวหน้างานทุกระดับเข้ามามีบทบาทในกระบวนการฝึกอบรมร่วมกันค่ะ นับตั้งแต่การประเมินความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาลูกน้องของตนเอง  การออกแบบคิดค้นหาวิธีการพัฒนาในระหว่างการทำงานด้วยกัน และการบริหารจัดการให้การพัฒนาในรูปแบบต่างๆเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน รวมทั้งวัดผลความสำเร็จที่เกิดขึ้นจากการพัฒนานั้นอย่างเป็นรูปธรรม เพียงเท่านี้ก็จะได้เห็นทุกส่วนในองคาพยพของระบบการฝึกอบรมขับเคลื่อนไปได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้นค่ะ

         2.      Corporate Strategy  ผู้เกี่ยวข้องบางท่านยังย่ำอยู่กับวิธีคิดแบบระบบทุนนิยม ที่ถอยหลังเข้าคลองไปแล้วตามสภาวะเศรษฐกิจโลก เช่น การจัดฝึกอบรมจำนวนมากเกินไป จัดหลายรุ่น หลายหลักสูตร การใช้เงินหว่านซื้อสถานที่เรียน-ที่พักราคาแพง  การขยายปีกเพิ่มบุคลากรในส่วนงานฝึกอบรม การเกณฑ์คนเข้าอบรมให้ครบจำนวนที่ต้องการโดยไม่จำเป็น การปล่อยให้ต่างฝ่ายต่างจัดอบรมซ้ำซ้อนกันไปมาฯลฯ เหล่านี้ท่านก็คงทราบว่าเป็นการลงทุนที่สิ้นเปลืองไปมิใช่น้อยในปีหนึ่งๆ ถ้าเราจะเปรียบเทียบกับองคาพยพในร่างกาย ก็คงจะเหมือนกับร่างกายที่มีไขมันส่วนเกินก็ย่อมทำให้ขาดความคล่องแคล่วว่องไวในการทำภารกิจ หรืออุ้ยอ้ายอ้วนลงพุงเพราะกินอาหารมากเกินไปโดยไม่ระมัดระวัง ทำให้อาจจะสูญเสียทั้งร่างกายและทรัพย์สินได้นะคะ แล้วอย่างนี้จะให้ปราดเปรียวกันได้อย่างไร?

                               วิธีแก้ไข ทำให้ไขมันส่วนเกินกลายเป็นกล้ามเนื้อที่กำยำสิคะ โดยทำให้การฝึกอบรมเป็นกลยุทธ์หนึ่งของการขับเคลื่อนธุรกิจและการพัฒนาองค์กร ให้ความสำคัญกับการประเมินความจำเป็นในระดับองค์กรเพื่อวางแผนหลักสูตรประจำปี มุ่งเน้นให้พนักงานเกิดการเรียนรู้อย่างเข้มข้นและต่อเนื่องในเรื่องที่ส่งผลกระทบต่อยอดขาย –เป้าหมายการผลิต- หรือการบริการ ให้แก่พนักงานทุกระดับตาม KPI อย่างเหมาะสม เช่น การฝึกฝนทักษะในการทำงาน การสร้างค่านิยมไปในทิศทางเดียวกับองค์กร การสร้างโปรแกรมผู้บริหารเพื่อพัฒนาผู้นำแบบที่ต้องการ เป็นต้น  องค์กรบางแห่งสามารถสร้างBrand ติดตัวบุคคลากรไปแม้เขาจะออกจากองค์กรไปแล้วก็ยังเป็นที่ต้องการของภายนอก เช่น ปูนซีเมนต์ไทย บริษัทในเครือซีพี เป็นต้น บางองค์กรสร้าง “คนเก่ง” (Talent) ได้สำเร็จโดยใช้การฝึกอบรมเป็นกลยุทธ์การพัฒนาบุคลากรให้เติบโตไปตามเส้นทางอาชีพที่ได้วางไว้ และเขามีโอกาสพัฒนาด้วยวิธีการต่างๆอย่างต่อเนื่องภายหลังการฝึกอบรม  นอกจากนี้ยังพบว่าองค์กรที่มีชื่อเสียงในระดับโลกมีพนักงานจำนวนนับแสนคน แต่คัดเลือกหลักสูตรไว้เพียง 5-6 โปรแกรมที่สามารถขับเคลื่อนการพัฒนาองค์กรในขณะนั้นได้ ก็เห็นเป็นผลสำเร็จมาแล้ว

         3.      Communication  ดิฉันเคยได้ยินมาว่าคนเราส่วนใหญ่มักจะชอบพูดมากกว่าฟัง แต่ก็น่าแปลกนะคะที่ในสถานการณ์ที่ต้องการคนพูดกลับไม่ค่อยจะมีใครพูด เช่น ในการประชุม การฝึกอบรม สัมมนา ปัญหาการสื่อสารนี้ยังพบด้วยว่ามีพนักงานบางคนไปอบรมเพราะถูกสั่งให้ไปโดยขาดเป้าหมาย หัวหน้ามิได้สื่อสารถึงสิ่งที่องค์กรคาดหวังจากการอบรม ทำให้เกิดทัศนคติในด้านลบต่อการไปอบรม แล้วก็ไม่มีส่วนร่วมในการเรียนรู้ ขาดการสื่อสารที่เหมาะสมทั้งในระดับบุคคล จนถึงระดับองค์การ อย่างนี้ก็ไม่ทราบว่าจะก้าวไปอย่างไรกัน ใช่ไหมคะ?

                                งานวิจัยของปีเตอร์ เซงเก้ ก็ยืนยันเช่นกันว่า “มีองค์กรมากมายที่ทำให้พนักงานกลายเป็นพวกเช้าชามเย็นชามโดยไม่ได้ตั้งใจ ด้วยการกีดกันพนักงานส่วนใหญ่ไม่ให้เข้ามามีส่วนร่วมในการตัดสินใจ ในการวางแผน หรือในการเรียนรู้..”

                                วิธีแก้ไข  ผู้บริหารระดับสูงในองค์กรที่ประสบความสำเร็จจะสื่อสารอย่างบ่อยครั้งกับพนักงานเพื่อให้ทราบวิสัยทัศน์หรือทิศทางการพัฒนาที่องค์กรต้องการ ผู้บริหารในระดับจัดการและรองลงมาก็จะสื่อสารถึงเป้าหมายของการพัฒนาในแต่ละครั้ง และการฝึกอบรมในแต่ละหลักสูตร นอกจากนี้ ยังน่าสนใจที่พบว่าองค์กรที่สร้างค่านิยมองค์กรในด้านการสื่อสาร(Corporate Value : Communication) เขาจะสร้างบรรยากาศให้พนักงานได้มีโอกาสสนทนาโต้ตอบกันบ่อยๆ  -ให้มีการสื่อสารอย่างเปิดเผยจริงใจ  -เปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความคิดเห็นในทุกโอกาสทั้งในการประชุมและการฝึกอบรม จนกระทั่งผู้ที่ไม่ออกความคิดเห็นใดๆในการประชุมจะกลายเป็นคนส่วนน้อยที่ถูกมองว่าเป็นผู้ที่ขาดการมีส่วนร่วมกับองค์กร

                               ครั้งหนึ่ง Jack Welch อดีตผู้นำของ GE ได้สื่อสารให้พนักงานทุกคนได้ทราบดังๆ อยู่บ่อยครั้ง และอย่างชัดเจนเพื่อให้ทราบทิศทางการพัฒนาองค์กรด้วยตัวเขาเองว่า “เขาจะเก็บรักษาไว้แต่ธุรกิจที่จีอีเป็นผู้นำตลาดเท่านั้น” คำพูดนี้เป็นสัญญาณให้พนักงานทุกระดับทราบว่าเป้าหมายของเขาในขณะนั้นก็คือการสร้างบริษัทให้เป็นเจ้าตลาดในธุรกิจทุกอย่างที่บริษัทGEมี.. แล้วเขาก็ทำเช่นนั้นจริงๆโดยขายทิ้งธุรกิจที่ไม่ต้องการออกไป...

         4.      Execution   คงไม่อาจปฏิเสธได้ว่าร่างกายที่สมบูรณ์หากไม่ได้เคลื่อนไหว หรือออกกำลังกันบ้าง ไม่ช้าก็คงจะผอมแห้งซีดเซียว ซึ่งก็เหมือนองค์กรที่ไม่มีการบริหารจัดการที่ดี  นโยบายการฝึกอบรมและพัฒนาก็คงจะเป็นเพียงแผ่นกระดาษ แผนฝึกอบรมและแผนพัฒนาก็คงจะเป็นเพียง Blueprint ที่ไม่มีความหมาย และการจัดโปรแกรมฝึกอบรมก็คงทำกันไปเพื่อให้ครบจำนวนหลักสูตรตามที่ได้งบประมาณมาเท่านั้น

                                วิธีแก้ไข    ผู้จัดการ คือ ผู้ที่มีหน้าที่บริหารจัดการให้วิสัยทัศน์ พันธกิจต่างๆขององค์กรบรรลุความสำเร็จในเชิงรูปธรรมโดยใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ จึงควรจะเป็นผู้วางระบบปฏิบัติการทั้งด้านการฝึกอบรมและการพัฒนา ที่จักนำไปสู่เป้าหมายร่วมกันโดยไม่มองแยกส่วน ควรให้พนักงานมีโอกาสได้เรียนรู้ แบ่งปันความคิดเห็น และสติปัญญาซึ่งกันและกัน  รวมทั้งเป็นตัวอย่างในการสร้างสรรค์เวทีการประชุมและการฝึกอบรมให้มีบทบาทสำคัญเป็นเครื่องมือหนึ่งของการพัฒนาคน  ถ้าหากการพัฒนาโครงสร้างองค์กรและแผนงานต่างๆเปรียบได้กับ Hardware    การบริหารจัดการคนให้เป็นไปตามแผนการพัฒนาที่ได้วางไว้ก็คงจะเปรียบได้กับ Software นั่นเอง ดังนั้น ถ้าองค์กรของเรายังไม่มีโครงสร้างที่ดี ยังขาดแผนการพัฒนา ขาดแผนกำลังคน หรือการวางแผนอาชีพ  ก็ควรเริ่มต้นจัดทำขึ้นให้ชัดเจน แล้วก็บริหารจัดการให้พนักงานรายตำแหน่ง หรือรายบุคคลได้รับการพัฒนาตามแผนดังกล่าวกันไปอย่างต่อเนื่องนะคะ

         5.      Technology  พนักงานหลายคนที่มีพื้นฐานความรู้ การศึกษามาแล้ว แต่ยังเข้ารับการฝึกอบรมเรื่องเดิมในเวลาห่างกันไม่นานนัก บางคนฝึกอบรมเรื่องเดิมๆจนแทบจะเป็นผู้สอนเองได้แล้ว แต่บริษัทก็ยังไม่ทราบ เพราะไม่เคยได้บันทึกไว้ในทะเบียนพนักงาน การสอนงานก็เคยเกิดขึ้นบ่อยครั้งแต่ก็ยังพร่ำสอนกันจนพนักงานเบื่อหน่าย ประกาศนียบัตร ใบรับรองที่เขาเคยได้รับมามากมายแต่ไม่มีการทำข้อมูลให้ทันสมัย มาทราบกันอีกทีก็ตอนที่เขาหอบเอาไปสมัครงานในที่แห่งใหม่เสียแล้ว ช่างน่าเสียดายยิ่งนัก.. 

                                วิธีแก้ไข เครื่องยนต์จะไปได้แรง นักวิ่งจะวิ่งได้เร็ว  พนักงานจะทำงานได้อย่างคล่องแคล่ว รวดเร็ว มี Agility สูง ก็ต้องอาศัยเทคโนโลยีอย่างแน่นอนค่ะ เพราะนอกจากจะมีความรวดเร็ว ทันสมัยแล้ว ยังมีความแม่นยำ ทั้งในการบันทึก การรวบรวมและประมวลผล ดังนั้นในโครงสร้างระบบปฏิบัติการขององค์กรจึงขาดเทคโนโลยีเสียมิได้ รวมทั้งควรจะนำมาใช้เป็นช่องทางหนึ่งในการสร้างการมีส่วนร่วมในการพัฒนาบุคลากรและองค์กรในทุกระดับ  รวมทั้งระบบการจัดการความรู้ในองค์กรด้วย (Knowledge Management)

                                การบริหารจัดการฝึกอบรมที่ทันสมัย จะนำเทคโนโลยีมาใช้ในทุกขั้นตอนของกระบวนการนับตั้งแต่การจัดทำฐานข้อมูลพนักงานจนถึงการติดตามวัดผลการฝึกอบรมและพัฒนา  ช่วยให้เกิดความคล่องตัวในการสืบเสาะ ค้นคว้า หาข้อมูล และหาความรู้ด้วย มีนักวิชาการสมัยใหม่ได้แนะนำให้ผู้บริหารและนักบริหารบุคคลเข้าไปในโลกไฟเบอร์ เช่น  Facebook.com, Twitter, Hi5.. เพื่อเป็นช่องทางในการทำความรู้จักตัวตนและความสามารถของพนักงานหรือลูกน้องของตนอีกทางหนึ่ง

                                ถ้าจะเปรียบเทียบเทคโนโลยีในทุกระดับขององค์กรกับองคาพยพในร่างกายที่ต้องเคลื่อนไหวปราดเปรียว ก็คงจะคล้ายกับเส้นเลือด เส้นเอ็นน้อยใหญ่ในร่างกายที่จะช่วยให้เกิดความยืดหยุ่น คล่องแคล่ว ในการขับเคลื่อนเลี้ยวซ้ายเลี้ยวขวาได้อย่างเท่าทันสถานการณ์และทิศทางของธุรกิจและองค์กรค่ะ

         6.      Follow-Up & Evaluation System  จากที่กล่าวมาคงพอจะช่วยจุดประกายความคิดของท่านสู่ประเด็นต่างๆได้อีกมากมายนะคะ แต่ในที่นี้จะขอกล่าวถึงประเด็นสุดท้ายตามเนื้อที่อันจำกัดว่าการฝึกอบรมแม้ว่าจะมีขึ้นแล้ว แต่ก็ยังมีองค์กรอีกไม่น้อยที่บ่นกันด้วยเสียงอันดังว่าเขาได้ทุ่มเทงบประมาณฝึกอบรมไปไม่รู้เท่าไหร่ แต่ไม่เห็นผลอะไรเกิดขึ้น! อบรมไปแล้วแต่ไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง.. พนักงานมิได้นำความรู้ไปใช้ในการลงมือปฏิบัติงานอย่างจริงจัง.. ฯลฯ 

                               วิธีแก้ไข     ท่านจะตอบคำถามดังกล่าวได้ ถ้าเกิดความเข้าใจการฝึกอบรมอย่างเป็นระบบ และเห็นเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาคน เพื่อพัฒนาองค์กรดังกล่าวมาแล้ว  คำถามที่ยังคงพรั่งพรูออกมาเช่นนั้นก็เป็นเพราะว่ายังมิได้วัดหรือประเมินผลกันอย่างจริงจังนั่นเอง ทั้งๆที่เป็นขั้นตอนที่สำคัญของกระบวนการฝึกอบรม องค์กรจึงควรให้หัวหน้างานทุกระดับได้มีบทบาทร่วมอย่างจริงจังในการติดตามประเมินผลการฝึกอบรมและพัฒนาลูกน้องของตนเอง เพื่อให้การฝึกอบรมมีประสิทธิภาพได้อย่างรวดเร็ว ที่น่าสนใจก็คือว่าการติดตามวัดผลเป็นงานที่มิได้สิ้นเปลืองงบประมาณแต่อย่างใด เพียงแต่ต้องอาศัยความรู้ความเข้าใจในวิธีการวัดผล ประเมินผลเท่านั้น ซึ่งที่ปรึกษาจากสถาบันหลายแห่งสามารถสอนแนะให้จัดทำกันเองได้ เพียงเท่านี้ก็จะทำให้เราเห็นถึงความเปลี่ยนแปลง (Change) ที่เกิดขึ้นจากการฝึกอบรมและพัฒนาค่ะ 

                                นักวิชาการและกูรูหลายท่านพูดถึง Change จึงทำให้เราตระหนัก เราเชื่อและศรัทธามากยิ่งขึ้นเมื่อหวนระลึกถึงกฎไตรลักษณ์ซึ่งองค์สมเด็จพระสัมมาสัมพุทธเจ้า ทรงตรัสไว้นานนับกว่าสองพันห้าร้อยปีมาแล้วว่า สรรพสิ่งย่อมไม่เที่ยง (อนิจจัง) ถูกบีบคั้นไม่คงที่ (ทุกขัง) และบังคับไม่ได้ (อนัตตา) ดังนั้น การเปลี่ยนแปลงในวงการพัฒนาก็ย่อมเป็นธรรมชาติที่ไม่มีวันสิ้นสุดเช่นกันค่ะ การเปลี่ยนแปลงมิใช่อุปสรรคแต่เป็นโอกาสที่จะทำให้การฝึกอบรมและพัฒนามีรูปรอยได้ก้าวไปข้าวหน้า มาร่วมกันสร้างการเปลี่ยนแปลงให้มีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และคล่องตัว รวดเร็วในเชิงสร้างสรรค์ธุรกิจและสังคมกันเถิดค่ะ สวัสดีค่ะ..